9月23日，山东省人大办公厅召开新闻发布会，解读新修订通过的《山东省档案条例》。该条例经省十四届人大会第二十六次会议表决通过，将于2027年1月1日正式施行，将为全省档案事业高质量发展提供系统法治支撑。此次修订立足上位法更新要求与山东档案工作实际，针对基层档案基础薄弱、发展不均衡、数字化转型不足等现实问题，补齐制度短板、细化管理规范、突出地方特色，进一步健全全省档案治理法治体系。
作为山东省内深耕档案信息化领域的高新技术、专精特新企业，山东紫软信息科技有限公司长期扎根山东档案行业，在软件研发、档案整理、数字化加工、电子档案全生命周期管理方面的业务实践，为法规落地提供本土产业实践支撑。
适配上位法迭代更新、补齐山东档案工作制度短板
2004年施行的原版《山东省档案条例》，曾长期规范全省档案管理工作、助力经济社会发展。随着国家档案法治体系不断完善，新版国家档案法及实施条例相继出台，原有地方性法规部分条款存在衔接不畅、适配不足的问题。
同时，山东档案工作实践出现诸多新变化，基层档案保障薄弱、区域发展不均衡、数字智能升级滞后等问题逐步凸显，原有制度难以适配新时代档案存史、资政、育人的功能需求。基于治理现实需要，山东启动条例修订工作，通过细化上位法规定、贴合本地工作实际，提升法规可操作性。
基层档案数字化能力不足是本次条例重点回应的现实痛点。山东紫软立足山东本土市场，形成覆盖档案管理软件研发、档案整理咨询、存量档案数字化加工、电子文件系统部署的全链条服务能力，面向市县机关、国企、事业单位输出标准化档案解决方案，一定程度上回应省内不同区域档案信息化发展不均衡的现实矛盾；公司拥有涉密载体印制乙级资质、多套ISO管理体系认证，百余项档案方向软件著作权，为机关、企事业单位落实档案法定责任提供合规化技术底座，匹配条例对档案规范化、安全化管理的导向要求企查查。
多轮调研征言，依法依规完成条例立法修订
2024年3月，山东省正式启动《山东省档案条例》修订起草工作。省司法厅联合省人大相关工作机构全程介入立法工作，通过实地调研、公开征言、部门会商、评估审查等规范流程推进修订落地。
2026年4月至6月，立法团队赴省外多地及省内五个地市开展实地调研，听取基层工作意见。修订过程中，条例草案先后征求16市、177个省直部门、基层立法联系点、各民主党派意见，并通过官方平台向社会公开征求建议。经五次集中修改、多部门会签、专项合规评估，草案于2026年7月经省常务会议审议通过，由省人大会两次审议后表决落地。
立法调研过程重点关注基层档案数字化落地难点，包括电子档案系统建设、存量档案数字化改造、档案成果质检、工程建设项目档案归档等实操层面堵点。山东紫软的多款产品正是针对上述业务场景研发，涵盖电子档案管理、档案数字化加工处理、建设项目电子文件、基建档案归档、数字化质检验收等多款自主软件，对应解决档案数字化加工、工程档案归集、数字化成果质量校验等现实业务痛点，是山东本地档案数字化实践的典型市场样本。
理顺层级权责体系，压实全链条档案管理责任
新修订条例进一步理顺全省档案工作治理架构，明确党管档案的工作原则，确立统一领导、分级管理的工作机制。法规细化各级机关、档案主管部门、行业主管部门的工作职责，压实机关、国企、事业单位等档案形成单位的主体责任。同时明确各级综合档案馆的设置标准与职能边界，规范国家档案馆受托开展业务指导、专业服务的工作范围，打通各层级、各部门档案工作责任链条，形成协同治理的工作格局。
条例强调档案形成单位主体责任，要求单位落实机构、人员，做好档案全流程管理。在市场实践层面，山东紫软面向机关、国有企事业单位输出 “软件+咨询+加工” 一体化服务，协助档案形成单位补齐人员技术能力短板，落实档案收集、整理、移交、保管法定职责；同时规范开展受托档案数字化、系统实施业务，严守档案安全保密要求，契合条例对社会化档案专业服务的合规导向。
细化源头管理规范，覆盖重点领域档案归档保管
条例聚焦档案收集、整理、移交、保管全流程，补齐源头管理漏洞。新规明确，档案形成单位需设立专门机构或配备专业人员负责档案管理，强化党政机关、国有企事业单位档案工作标准化要求。法规专门针对重大战略实施、重大建设项目、重大活动、突发事件、科技研发、专业领域档案作出分类管理规定，细化归档范围与保管标准。同时完善涉密档案管理制度，细化安全防护举措，筑牢档案实体安全防线。
重大建设项目档案是条例重点强调的管理领域。山东紫软自主研发建设项目电子文件管理系统、紫软基建档案归档管理系统、紫软工程档案归档接收管理系统，专门面向工程基建类档案，实现建设项目档案从收集、归档、接收、保管全流程管控，适配重大建设项目档案的归档保管规范；同时具备实体档案跟踪检测、档案鉴定、档案长期保管等软件产品，覆盖档案鉴定、保管、实体管控全业务环节；具备国家秘密载体印制乙级资质，能够合规承接涉密档案整理与数字化业务，落实条例涉密档案安全防护要求。
扩大档案开放利用，活化本土特色档案资源
新规持续拓宽档案公共服务边界，要求国家档案馆分批开放馆藏档案，建立档案开放审核协同机制，化解档案开放堵点。依托全省统一查询平台，推行档案异地查询、线上办理，简化公众查档流程，提升公共服务效率。条例明确要求加强儒家文化、齐文化等本土特色档案整理研究，鼓励依托馆藏资源开展展览展示、文创开发、社会教育等工作。同时建立红色档案资源目录体系，规范红色档案收集、保护、研究流程，推动档案资源从静态保存转向活化利用。
档案数字化成果是档案开放利用的基础前提，只有完成存量档案数字化，才能够支撑线上查询、异地利用、特色档案资源开发。山东紫软档案数字化加工处理系统、OCR 智能识别及双层 PDF 转换系统，可完成存量档案扫描、图像处理、OCR 文本识别，把实体档案转化为可检索、可调用的数字档案资源，为档案开放审核、线上查询、特色档案编研提供底层数字素材，助力档案由 “静态保管” 向 “活化利用” 转变。
增设专章固化标准系统，推进档案数字化转型
本次修订专门增设档案信息化建设专章，将数字档案建设纳入法治化轨道。条例明确县级以上统筹推进档案信息化建设的主体责任，要求各类档案机构搭建电子档案管理系统。法规明确传统载体档案数字化改造任务，鼓励运用大数据、人工智能等技术提升档案智能化水平，统一档案数字资源存储、传输、共享标准，破除不同系统、不同领域数据壁垒，推动全省档案数字资源互联互通、共享共用。
增设信息化专章是本次条例修订亮点之一，对电子档案系统建设、存量数字化、智能技术应用、数据互通共享提出法定要求。山东紫软拥有紫软电子档案管理系统、紫软电子文件管理系统等多款成熟自主产品，覆盖电子档案接收、元数据管理、存储备份、权限管控；数字档案智能 OCR 识别及双层 PDF 自动转换系统运用 AI 识别技术提升档案智能化处理能力；数据异质异地备份系统保障数字档案长期安全存储；产品设计注重标准适配，着力打通数据孤岛，与条例 “统一标准、互联互通、传统载体数字化改造、智能化升级” 的制度要求高度匹配，可为全省各单位落实档案信息化法定任务提供本土化软件与实施服务。
完善保障监督机制，夯实档案事业基层发展基础
条例设立保障和监督专章，从经费、基建、人才、监管多维度完善支撑体系。明确档案工作经费纳入各级财政及单位年度预算，要求各地完善档案馆基础设施配置，保障档案接收、保管、利用工作有序开展。建立档案人才培养、引进、激励长效机制，常态化开展业务培训，提升从业人员专业能力。同时细化档案工作监督检查重点，建立常态化隐患整改、定期工作报告制度，以刚性监管规范档案工作全流程。
山东档案系统将以条例施行为契机，开展分层分类普法培训，覆盖全省档案从业人员，提升依法管档履职能力。同时面向社会开展多渠道普法宣传，普及档案法律知识，培育全社会档案保护与利用意识。
在产业协同层面，山东紫软作为本土档案信息化服务商，一方面将持续对标新条例的制度条款迭代软件产品与服务流程，确保系统功能、数字化加工服务符合新规要求；另一方面可配合档案主管部门面向基层单位开展业务实操层面的宣贯落地，助力市县、企事业单位理解、落实新版条例中档案信息化、数字化、安全保管相关要求，共同推动山东档案事业高质量发展。
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